Zo word je productiever

We hebben weliswaar vaak allemaal dagen van minstens 10 tot 12 uur waarin we dingen gedaan kunnen krijgen, maar toch voelen we ons soms ontevreden aan het eind van de dag. Er zijn dingen blijven liggen of je had gehoopt dat iets een betere uitkomst zou hebben. Productief zijn kan ontzettend lastig zijn. Vandaag deel ik tips op productiever te worden. Of dat nou op je werk of studie is, of in je privéleven.

Foto door Mariska de Groot

1. Begin de dag fris en fit

Een beetje een inkoppertje, maar wel heel belangrijk. Als je moe bent of je voelt je niet fit, dan ben je automatisch minder productief. En dat is ook volkomen logisch! Je kunt immers niet van je lichaam verwachten dat het een topprestatie levert als het al z’n energie nodig heeft om zichzelf voort te slepen.

Zorg er dus voor dat je goed voor jezelf zorgt. Slaap voldoende, eet gezond en zorg voor een goede conditie. Enorm cliché, maar wel ontzettend waar.

Sta daarnaast op tijd op, zodat je rustig de dag kunt beginnen met je kop koffie of thee en je ontbijt. Niets maakt je minder productief dan gehaast en al rennend en zwoegend de dag beginnen. Het voelt dan namelijk alsof je de dag met 1-0 achterstand begint en dan is dan in feite ook zo.

2. Breng in kaart wat je wilt doen

Voor de meeste mensen werkt het het fijnst om een lijstje met punten te maken, bijvoorbeeld op papier of in Wunderlist. Maar het kan ook gewoon in je hoofd. Net wat jij fijn vindt.

3. Zorg voor een realistische to do lijst

Héél belangrijk! Als je er te veel op zet krijg je het niet af en eindig je de dag met teleurstellingen. De truc is om er genoeg op te zetten om enige vorm van druk te voelen om aan de slag te gaan, maar niet zo veel dat je het niet af krijgt.

4. Stel prioriteiten

First things first! Dingen die echt die dag af moeten, staan bovenaan de lijst. Met het oog op dit punt: wees ook kritisch met wat je er op zet. Zijn alle punten écht belangrijk? Of kun je ze misschien uitbesteden of schrappen, bijvoorbeeld?

5. Plan je tijd in

Bekijk je hoeveel tijd je hebt en maak vervolgens aan de hand daarvan een planning. Schat in hoeveel tijd je kwijt bent per taak en denk ook aan het inlassen van pauzes (daarover later meer).

6. Zet stoorzenders uit en zorg dat je je kunt focussen

Als ik echt even heel hard wil doorwerken zet ik mijn telefoon op de maanstand (dan gaat hij niet meer af, behalve wanneer iemand in korte tijd meerdere keren achter elkaar belt). Ook zet ik de e-mailnotificaties op mijn computer uit. Ik sluit alle browsers en programma’s af. Ik maak met mezelf meestal een afspraak dat ik om een bepaalde tijd of na het afronden van een taak, pas weer op mijn telefoon mag kijken om social media te checken. Dit vind ik zelf wel heel lastig, maar zorgt er wel voor dat ik vele malen productiever ben.

Zorg ervoor dat je je kunt focussen. Voor mij werkt stilte of een zacht muziekje op de achtergrond goed. Je kunt ook een koptelefoon opzetten (ik ben dol op mijn Bose koptelefoon, dan kan ik ook heel goed werken in een rumoerige omgeving!) of zelfs oordoppen in doen. Net wat jou helpt.

7. Doe je e-mail op vaste momenten

Je schijnt je e-mail het beste  halverwege de ochtend of in de middag te kunnen doen.  Onderzoeken wijzen uit dat mensen die op hun werk ‘s ochtends beginnen met hun e-mail, het meeste tijd kwijt zijn aan hun e-mail ten opzichte van mensen die dat op een later tijdstip van de dag doen. Interessant toch?

Wat daarnaast ook echt werkt is om je e-mail niet de hele dag te checken en bij te werken, maar hier vaste momenten van te maken. Bijvoorbeeld 2 keer per dag.

8. Zorg voor pauzes en doe dan ook echt wat anders

Je kunt niet van jezelf verwachten dat je uren achter elkaar op top speed kunt presteren. Je moet af en toe ook even pauzeren. Zelf probeer ik de normale pauzes van een werkdag aan te houden, dus in de ochtend, rond lunchtijd een grotere pauze en nog eentje in de middag. Maar ook tussen de taken door neem ik mini pauzes. Even een glaasje water drinken of knuffelen met Saar.

Wat daarnaast erg effectief schijnt te zijn is om in je pauze ook daadwerkelijk je werkplek te verlaten en actief te zijn, bijvoorbeeld door een rondje te wandelen. Dit doe ik zelf echt nooit, maar wil ik wel eens proberen. Men zegt dat het bewezen effectief is!

9. Evalueer halverwege de tijd

Loop je nog op schema? Zo ja, TOP! Zo nee, kijk dan kritisch. Kun je het nog inhalen of moet je je to do list toch bijstellen?

10. Maak je taak af

Als je een e-mail leest, handel het dan ook gelijk af: antwoorden, archiveren, weggooien? Ben je bezig met een taak, zorg dan dat je hem afrondt. Voorkom dat je denkt ‘Oh, dit laatste stukje doe ik straks nog wel even’, want van uitstel komt afstel en dat zorgt dat je er op een ander moment weer tijd aan kwijt bent. Zorg ook dat je aan het eind van de dag zo min mogelijk losse eindjes hebt zodat je morgen weer aan de slag kan met een schone, nieuwe to do list.

11. Bereid de volgende dag voor

Ruim je werkplek op, bekijk vast waarmee je morgen aan de slag moet. Zo kun je de volgende dag gelijk aan de slag!

12. Verwar productief zijn niet met harder of langer werken

Last but not least, een hele belangrijke! Verwar productief zijn niet met harder of langer werken. Je moet het niet allemaal tegelijk willen. Je bent productiever door slimmer te werken, niet door harder te werken. En als je productiever bent, hoef je luist minder lang te werken. 😉

13. Weet wanneer je moet stoppen

Weet je, soms zit het er gewoon even niet in. En als je werk/studie/situatie het toelaat, kun je dan maar beter even stoppen. We hoeven niet altijd 100% te presteren. Jezelf pushen terwijl je te moe bent, je gedachten ergens anders zijn of wanneer je gewoon een off-day hebt, kan maar tot op zekere hoogte. Soms is het beter om even te stoppen en de volgende dag met frisse moed weer te beginnen. En dat is ook oké!

PS: Martine haar diary komt morgen online, omdat ze afgelopen weekend op persreis was.

15 reacties

Rosalie -

Handige tips! Ik werk altijd met to do lijstjes maar ze realistisch te houden is voor mij een probleem. Ik maak altijd ambitieuze to do lijstjes en als ik na een tijd zie dat er bijna niets van gedaan is dan stop ik er helemaal mee

Marieke -

Wat een fijn artikel! Dit lijkt veel op de regels die The Pomodoro Technique gebruikt, een techniek die ik zelf regelmatig toepas! Erg fijne manier van werken. Misschien ook een tip om eens naar te kijken? 😀

Brigitte -

Veel tips die ik zelf al toepas :) wat ook goed werkt. Een to do lijstje en een apart lijstje voor alle kleine taakjes. Zodat je daadwerkelijke lijst overzichtelijk blijft. Ik vind het bijvoorbeeld prettig om op mijn ‘echte’ lijst te zetten: stofzuigen, hoofdstuk 1 lezen etc etc. Op het andere lijstje komen van die kleine dingen als: brief posten, sok stoppen, lamp wisselen. Je kunt dan een dag of een paar uur plannen voor al die kleine taakjes. Anders ga je bij je gewone to do lijst vaak alle kleine taakjes doen en lijkt het alsof je veel gedaan hebt. In Amerika noemen ze dit ook wel een catch-upday. Maar dat kun je dus ook elke dag een uurtje of half uurtje doen :)

Christien -

Wat ik ga proberen te doen komend studiejaar is met een papieren agenda en de site trello.com (ook een gratis app van beschikbaar) mn werk te plannen. Ik ben oververmoeid geraakt en daardoor heb ik een achterstand opgelopen in mn stage. Dit wil ik zo snel mogelijk afwerken.
Trello is eigenlijk bedoeld voor developers, maar privé is het ook geweldig handig om overzicht te houden. To do lijstjes kun je per onderwerp maken en als iets helemaal af is, sleep je het naar DONE. Zo’n fijn gevoel!

Kirsty -

Fijne tips! Ik vind het zelf fijn om voor minstens een week (en soms voor langer bij grotere projecten) een to-do list te maken, zodat het overzichtelijker blijft. Stel dat ik dan een dag te moe ben om mijn lijstje af te krijgen voor die dag, dan kan ik nog wat schuiven. Productiever zijn is inderdaad niet langer of harder werken, zeker omdat je er juist meer vrije tijd door overhoudt.

Janey -

Fijne tips, hier kan ik zeker wat mee tijdens het leren voor mijn hertentamens :) Zelf vind ik het heel lastig een realistische to do lijst te maken, ik doe er vrijwel altijd langer over dan ik gepland had.

Vandaar doe ik dat sinds kort niet meer. Ik heb de app Forest ontdekt waarin je een timer zet op je telefoon en in die tijd gaat er een boompje groeien. Zolang het boompje groeit mag je je telefoon niet gebruiken, anders gaat het boompje dood. Je hebt ook een overzichtje hoe veel minuten je dat al hebt gedaan op een dag, vandaar plan ik tegenwoordig alleen hoe lang ik op zijn minst met Forest moet werken, niet hoe veel ik gedaan moet hebben. Werkt super voor mij :) Je wil natuurlijk aan het eind van de dag zo veel mogelijk boompjes in je ‘tuintje’ hebben staan en niet allemaal dode boompjes.

Willemijn -

Oh wat een geinige app zeg!

Loes -

Goede tips! Heel herkenbaar. Wat bij mij ook goed werkt zijn realistische lijstjes maar ook concrete to do list. Past wel bij elkaar denk ik. Je kan neerzetten ‘ scriptie af’ maar concreter is ‘ hoofdstuk 1, 2 en conclusie af’. Of ipv ‘schoonmaken’ ; huiskamer opruimen, stofzuigen, ramen lappen. Én je hebt meer af te strepen ( wat altijd leuk is omdat het redelijk gauw gehaald is) en je hebt goed overzicht :)

Michelle -

Ik zweer ook bij to do lijstjes. Op een of andere manier maken die mijn hoofd minder vol en brengen ze structuur. Goede tips!

Nicole -

Fijne tips! Toevallig heb ik vandaag ook een heel lang 2do lijstje.. maar eerst even goed wakker worden haha :)

Susan -

Wat een fijne tips!

marije -

Goede en haalbare tips. Denk dat realistisch blijven qua to do’s en zorgen dat je niet afgeleid wordt toch wel de belangrijkste zijn.

MARIJKE -

Wat een goede tips! Denk inderdaad gewoon op tijd opstaan, douchen, aankleden e.d. dat je dan lekker fris kan beginnen. O en social media niet elke keer checken. Stom maar doe ik eigenlijk toch iets te vaak..

Eva -

Ik heb nogal de neiging om meer op mijn lijstje te zetten dan er uren in een dag zitten. Nog een leerpuntje voor mezelf! Leuke tips!

Femke -

Ik denk dat de dag fris beginnen, zorgen voor een realistische to do list en het op tijd stoppen heel belangrijk zijn om een productieve dag tot een geslaagde dag te maken. Vooral aan die realistische to do list ontbreekt het mij nog wel eens ;-).

Reageer ook